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文件和资料管理程序

发布时间:2011-6-29

1. 目的

   明确规定质量文件的控制方法和要求,确保公司各部门使用受控文件是有效的,保证质量体系的有效行。

2. 适用范

   适用于量体系文件及外来文件的控制。

3. 职责

3.1 总经理负责质量手批准与布;

3.2 管理者代表负责批准程序文件及作导书

3.3 办公室负责质量体系文件管理,并对外来文件收集管理。

4. 工作程序

4.1 文件的批准和标识

4.1.1 质量文件通常都必有:授权人员的批准签名、明确的标题(名称)、文件编号、版本等。外来文件直接引用其编号、版本等。文件分受控文件和非受控文件,公司作场所使用的文件,全部受控文件,需盖红色的“受控文件”印章。非受控文件是提供户或非本公司的机构,非受控文件需加有“非受控文件”印章。

4.1.2 质量体系文件的

4.1.2.1 质量手由管理者代表负责编制,总经理批准;

4.1.2.2 程序文件及作导书由指定人员编制,部门主管核,管理者代表批准;

4.1.3 质量体系文件的编号方法:

4.1.3.1质量手编号:LHX-代QM-章节号

4.1.3.2 程序文件的编号:LHX-代(QP)-顺序号

4.1.3.3 导书编号:LHX-代WI--顺序号

4.1.3.4质记录的编号:LHX-代QR/文件编号顺序号

4.1.3.5 其它文件的编号由各部门自行

4.2 质量体系文件的发

由管理者代表负责确定文件持有者的清,文件管理根据文件持有者清单进

行发放,并在《文件放登记表行登

4.3质量体系文件和资料的保管和借

4.3.1质量体系文件和资料的受控原版由办公室的文件管理员负责统一归文件保存。

4.3.2质量体系文件和资料的受控副本,由相应部门持有人负责保管。

4.3.3如公司工需要暂时某种量体系文件和资料到办公室文件管理员办理归还

4.4质量体系文件和资料的有效控制

4.4.1为确保公司量体系文件和资料的有效性能得到控制,其采用版本、修改状态号来控制最新版本。版本用数为ABC------,表示第一版、第二版、第三版------;修改状态号采用阿拉伯012------,表示未修改、第一次修改、第二次修改------状态号最高是9,9次,全部文件版,即由A版升为B版。特殊情下的版不受此限制。

4.4.2文件管理员应按质量体系文件和资料类别制最新的《文件清》,以确保各部门使用最新版本的文件和资料

4.4.3质量体系文件除了注明生效日期外,其余的均以批准日期为准。

4.5质量体系文件和资料的修改

4.5.1公司量体系运程中的各种因素均可量体系文件和资料的更改,其更改的理由各相关部门提出。如不致使量体系变动简单文字、符容修改,可由文件管理以手改方式直接在程序文件上进行修改;如属质量体系的重大变动修改,由各部门相应员填写《文件修改申请表》,交由文件审批员审批后,并交文件管理

4.5.2文件管理接到《文件修改申请表》后,应对受控原件按要求进行更改,按本程序第4.1.2条定人员进审批后,复印更改页盖红受控印章,按《文件放登记表》向所有持有人进行发放,并版本。

4.5.3质量体系文件和资料的非受控副本不受量体系文件和资料修改的控制。

4.6 外来文件的控制

4.6.1 外来文件是指与公司经营业务有关的政府法、技术标准(家和国际)。办公室负责收集和确公司需使用的各类外来文件,并建立《外来文件清》。

办公室可通准情机构建立系或通上网查等方式获取外来文件的最新版本,如其它部门或其它人报纸、报刊等媒介发现与公司经营业务有关的法律、法,都录并递交到办公室存文件。

4.6.2 必要办公室文件管理员负责外来文件的发放给关部门,做好放登

4.6.3 当收到新版的外来文件,由管理者代表查确后,由文件管理员及时更新《外来文件清》。在放新文件的同收回作的文件或做出“作”的标识

4.7 在管理评审前,由管理者代表总结在这系运程中的情,必要时组织关部门及人员对文件的适宜性评审,并将评审结果作管理评审入。在评审过程中可能会导致某些文件会进行更改,其更改手按本程序第4.5条款之要求施。

4.8 文件和资料

4.8.1 的文件和资料经原文件审批人批准后销毁

4.8.2 对于已作的文件和资料,如有保存价值(如公司法律知识积累目的而保留的),应由文件管理员统一集中保管,其上“作”印章,并予以登

4.9 电子文档的控制

4.9.1 公司各部门所使用的电子文档应定期进行备份,涉及到如公司经营机密的文件应设置相应阅读权限,其余的文件可放到共享文档中。

4.9.2 网络管理员或外委网络维护供方应定期对公司的网络进行维护。

5. 相关文件

6. 相关记录

6.1《文件清                    LHX-QR/QP001-01

6.2《文件放登记表              LHX-QR/QP001-02

6.3《文件修改申请单              LHX-QR/QP001-03

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